1. Arena/Mat/Salg                                                                                         Halvor
   Rjukan stiller med festivaltelt/kokk. Salg av matvarer.
   Frukt og grønsakssuppe/lapskaus kostnadsfritt fra Bama                               Herman
    
2. Bemanningshjelp til Bama                                                                         Herman
   Trenger 10-15 personer til kutting av frukt + rigging.
   
3. Velkomstgave til løperne
   Bananbag m/svettebånd, vinterlue, nøkkelbånd m/akkrediteringskort og
   ”diplom-kortet”. Design fra Martin                                                                 Herman

4. Bama effekter – alpingenser?                                                                    Herman
   sjekker opp muligheter for å lage årets alpingenser i rødt

5. Markedsføring                                                                                           
   - Felles flyer for Rjukan, Oppdal og Ål.     Verdigrunnlaget baksida               Martin
   - Web utvikling pågår: innspill fra Rjukan                                                       Martin/Leif
   
6. Utøverprofil                                                                                                 Halvor
   Personlig kontakt fra Rjukan tar en forespørsel til Lasse Kjus.
   Andre? Ta kontakt med NSF v/Einar
    
7. Speaker/LYD                                                                                              Per Oddvar?
   Leie inn en god konfransier? Betales evt. av Rjukan
    
8. Muligeter for å selge frukt i serveringstelt under WC Telemark            Halvor/
   Frukt/grønt kjøpes til engros pris!                                                                   Herman
   
   al, 5.okt 06

Referat fra Astrid Ulleren BAMA-MØTE   4/10-96

Til stede: Astrid Lødemel og Herman Smith fra BAMA og RAG styret. BAMA-representantene hadde tidligere på dagen vært på befaring med Per Oddvar og Vidar på Gaustablikk. De hadde stor tro på at stedet ville være en egnet arena for BAMA-arrangementet.

Det vil være felles Webside for arrangørene ÅL, Oppdal og Rjukan. Denne må være ferdig innen 22/10-06. I tillegg vil det lages en brosjyre. Rjukan`s bidrag vil være Leif`s ansvar.

Gjestene presenterte BAMA`s profil og bistand:

 De stiller med frukt og muligens grønnsaksuppe. De har egen fruktansvarlig som vil instruere våre medarbeidere (10-15personer).

250m reklameseil, beach flag, telt som profilerer BAMA, start-og målseil, startnumre, deltakergensere og funksjonærvester i forskjellige farger avhengig av ansvarsområde. Arenaen skal ha WC preg, selv om deltakelse, skiglede, leik og moro er det sentrale.

BAMA sponser med 100kr pr deltaker pr dag.

Herman kommer 17/1 om kvelden og trenger ca 10 personer til å sette opp seil m.m  18/1.

Mannskap ligger under Thor Arnes ansvarsområde.

Are Fosse fra Ål vil bistå v/arrangementet.

Påmelding vil skje via NSF.

Det er viktig å være tidlig ute med innbydelsen til rennet. Det er allerede stor etterspørsel etter BAMA- Rjukan. Vi var forespeilet mellom 250-300 deltakere, det kan muligens bli det dobbelte! Leif tar kontakt med Stabell på Gaustablikk om mulig gunstig overnatting/serveringspakke. Dette vil være vårt prioriterte overnattingssted, og Leif undersøker om mulig sponsing av klubben som motytelse. Da vi kan ”risikere” å få deltakere utover Gaustablikk`s kapasitet, må  det også opplyses om andre overnattingssteder i området.

BAMA er samarbeidspartner, men arrangøren er ansvarlig for verdigrunnlaget. RAG må samarbeide m/Ål og Einar Witteween i NSF.

BAMA v/Astrid L.vil gjerne være med på åpningssekvensen på fredag. Her vil både Halvor, Per Oddvar og event. ordføreren være sentrale personer.

BAMA har ingen frontfigur bortsett fra bend-it-bananen. Her står klubben fritt om vi ønsker f.eks en skikjendis.

Godt lydanlegg og speaker er klubbens ansvar; STOR utfordring.

Underholdningen vil være en viktig ramme rundt arrangementet. All aktivitet vil foregå på Gaustablikk området.

Ved lagledermøtet er det aktuelt å kjøre disco på Sporten.

Under hele arrangementet er det viktig å ha diverse aktiviteter som f.eks postløp, pil-og-bue, sirkusskole og kanefart. Carl Olsen , gjøgler i Sirkus Sibylla pluss unge medhjelpere er disponible. Om kvelden ønsker vi å arrangere fest i teltet (kapasitet 1000 barn og voksne). Per Oddvar hadde innhentet tilbud om Whig Wham til kr 50.000. De fenger stort hos de unge, og gruppa har gitt uttrykk for at de kan spille timesvis foruten å være tilgjengelige for tilhørerne. P O har vært i kontakt med Gjermund Ingolfsland  for å få konserten i regi av Rockeforumet.

Underholdningen har vært gratis på andre BAMA arrangementer. Løperavgiften vil kanskje akkurat dekke opp utgiftene til event. Whig Wham.  Andre klubbutgifter vil være  annonsering, funksjonærkostnader, premiering, delt teltutgift pluss event. teknisk utstyr og sikkerhetsnett. Inntektene vil basere seg på deltakeravgift, event. matsalg og  sponsorinntekter. Styret går inn for Whig Wham, men skal vi greie utgiftene  er vi avhengig av en gunstig avtale med Rockeforum. Astrid U. tar kontakt.

Arenaen vil pga WC-Telemark også være preget av Rallar`n, ved  snøfigurer og bl.a lydeffekter i teltet. Kulturkomiteen har kontakt med Lisbeth i WC-Telemark for å samordne kulturbiten.

P.O. tar kontakt med Torborg for å kunne sette opp ett budsjett.

Vi trenger assistanse på logistikk. Halvor tar kontakt med Torbjørn Kittelsen.

Nett må bestilles i god tid. Per tar kontakt med Thor for bestilling/lån? av nett.

Vi har 12 radioer. Per tar kontakt med Jan for avklaring av behovet.

Bakkeplan utarbeides av Vidar,  P.O.og Lars.

Klokke(r) må skaffes og bemannes. Alge timing kan komme og holde kurs. Per tar kontakt med 10-12 stk. for opplæring. Jan er ekspert på tidtaking, men må spørres. Gunnar Odd og Ingolf er på opplæring og må kontaktes av Per. Her er det aktuelt å ty til hjelp fra andre klubber/kretsen.

Innkjøp. Halvor undersøker om sponsing av sunn drikke. Han har i tillegg kontaktet Bjørn Næset om matlaging og Glenn Grumheden på innkjøp. Leif avklarer m/Lars om servering utover Gaustablikk`s  tilbud. Berit M.er ønsket som ansvarlig for serveringen.

I tillegg er Halvor ansvarlig for premieinnkjøp og utdeling.

P.O. snakker med Rune om event. G-Sport bod m/utstyr, smøring? Er det plass, og er det i tråd med vår profilering: skileik?

Thor-Arne må skaffe 40-50 pers. til mannskapspool. Medlemsliste for barneidrettsgruppa har Monica eller Ingerid. RAG`s medlemsliste ligger på nettet under kodeordet rila.

Hver gruppe må finne ut hvor mange de er for å kunne ” crewgensere.”

Neste møte er onsdag 18/10 kl 18.00, Tinn Energi.

Alle komiteledere har møteplikt.

Til stede: Per Oddvar, Halvor, Leif, Vidar, Rune, Liss-Bente, Kjell, Per, Øyvind, Ingerid, Thor-Arne, Astrid U. ref.

Referat fra 1. nov 2006

Møte i organisasjonskomiteen for Bama festivalen 2007.

Thor: Trenger 35 B- nett for sikring i bakken. Får låne av skiforbundet. Ansvar Thor.

Venter på pris på sperrenett.

Venter også på en mulig leieavtale med en forhandler.

Thor tar også kontakt med sigmund Haugen for mulig tilskudd til kjøp av radioer.

Leif: Treghet i skiforbundet og i Bama, slik at vi er etter skjema på markedsføring og invitasjoner. Leif vil få fart på nettinfo og påmelding. Dette er viktig og skal derfor være på plass innen neste møte. Ansvar Leif og Per oddvar.

Gro: Flere gode forslag, men må lage en tidsplan slik at vi vet hvor mye tid vi har til rådighet til underholdning. Det viktigste er og vite hvor mye tid trenger Whig Wham. Ansvar gro.

Ingrid: Får inn forslag til premier og priser. Kontakter s. Haugen.

Thor Arne: Det er skaffet noe mannskap, men det må sorteres slik at vi nå begynner og få en oversikt.

Må også etter hvert organisere disse i grupper slik at de etterhvert vet hva den enkelte skal gjøre.

Til Alge- kurset er det 11 personer påmeldt.

Halvor: Maten på lørdag er ok. Bjørn Næsset fakturerer oss 50,- pr person.

Speaker /konfransier er ok. Jens Ås. 15.000,- pluss overnatting.

Vidar: Har konferert med Thor og de har oversikt.

Det Vidar og sine må bestemme er hvor løypene skal stå.

Per Oddvar: Prøver med Lasse Kjus og en annen speaker/reporter

Fotografering av festivalen. Ansvar Per O.

Tidsplanen må vi sette på neste møtet. Det begynner da og nærme seg jul, og også Bamafestival. Derfor er det et møtet hvor vi må begynne og ”Spikre” ting.

Neste møtet er 22 november 2006. På Tinn Energi.

Per Oddvar Andersen

Referat 8. november 2006 Møte Gaustablikk Skisenter ang. Bama Festivalen 

Tilstede: Lars Svartdal. Vidar Zcimarzceck. Per Oddvar Andersen.

¤ Bruk av bakker og arena.

Det var enighet om at dette med bruk av bakker var noe tidlig å bestemme seg for. Det handler om både snømengde evt, is etc. Det er noe som man må se på. Men vi snakket om bruk av hotellbakken- øvingen og pipen. Alle er enig i at dette skal løses når det nærmer seg.

Dette må også ses i sammenheng med at vi trenger et stort målområde.

¤ Bruk av målområde.

Det var ok at det ble satt opp telt av Bama for salg av frukt lapskaus el.

¤ Premieutdeling og underholdning.

Arrangementsmessig løses dette som World Cupen, med telt på verandaen. Der blir det underholdning og åpning på fredag, og underholdning, bespisning og konsert på lørdag.

Når det gjelder lagledermøte og premieutdeling kunne ikke Lars si noe om dette da vi ønsket det på hotellet i plenumsalen.

Har snakket med Jan Stabell på Gaustablik Høyfjellshotell om dette, og han har reservert denne for oss fredag og lørdag ettermiddag og kveld.

¤ Rennkontor/Servicekontor.

Alle var enige om at det var fornuftig å ha et servicekontor i gamle skiutleia. Der vor det i dag er skiskap til leie.

¤ På fredag ettermiddag blir servicekontoret viktig. Denne ettermiddagen vil skisenteret selge heiskort. Lars har 3 kasser til dette.

Vi bistår Lars om det skulle være behov for hjelp i denne annledning.

¤ Alpingruppa organiserer parkering denne helgen, slik at vi får plass til flest mulig biler og at Gaustablikk slipper noe problemer med dette.