Enkel instruks for bruk av epost

Enkel instruks for bruk av epost

Runbox AS vil bidra til at bedrifter har et opplegg for administrasjon av epost som gjør at bedriften sikrer verdifull informasjon, og på en god måte kan håndtere situasjoner som kan oppstå i forhold til Personopplysningsforskriftens §9.

Det er derfor viktig at arbeidsgiver gir regler for hvordan epost skal brukes og administreres. Mange bedrifter setter slike regler inn i en Datainstruks, men spesielt for mindre bedrifter det kan være ønskelig bare å ha en enkel instruks for bruk av epost.

Nedenfor følger et eksempel på en slik instruks. Eksempelet benytter rådene som er beskrevet i Epost og personopplysningsforskriften.

Se også våre artikler i Runbox Email School (engelsk):

• How To Manage Your Inbox — And More
• How To Communicate Clearly and Concisely in Email

Epostinstruks for [bedriftens navn]

Ved oppstart av arbeidsforhold

Nyansatte får opprettet to epostkontoer, en for arbeid og en for privat epost, med ulike navnekonvensjoner: og . (Se Epost og personopplysningsforskriften for andre alternativer for privat epostadresse)

Under arbeidsforholdet

Epost er bedriftens arbeidsverktøy, og privat bruk skal forekomme minst mulig. Sunn fornuft og god dømmekraft må være førende for all privat bruk.

• All epost til den ansatte som er bedriftsorientert, skal videresendes til korrekt epostadresse, f.eks. , og .
• All privat epost til den ansatte til jobbadressen, skal videresendes til privat epostadresse, , og den ansatte skal deretter slette originalen.
• Den ansatte skal foreta løpende rydding på sine epostområder.
• Ved planlagt fravær skal ansatte benytte fraværsassistent og videresending.
• Vedlegg som følger jobbrelatert epost skal som hovedregel lagres med et beskrivende navn i bedriftens elektroniske arkiv.
• Epost som ikke er kryptert kan være enkelt tilgjengelig for uvedkommende, slik at det må utvises forsiktighet med hva som sendes.
• Forhåndsvisning i epostleseren skal ikke brukes, og det må utvises forsiktighet ved å åpne vedlegg fra ukjente avsendere.

Arbeidsgivers innsynsrett og gjennomføring av innsyn

Arbeidsgiver har i utgangs­punktet ikke anledning til å gå inn i den enkelte ansattes epostkonto uten samtykke fra den ansatte.
For å sikre tilgang til arbeidsrelatert epost kan arbeidsgiver  om nødvendig  gå inn i den enkeltes epostkonto ved fratredelse av stilling og i tilfeller der den ansatte har lengre fravær og det er vanskelig å få kontakt.
Det samme gjelder hvis det er begrunnet mistanke om at det praktiseres i strid med gjeldende retningslinjer eller norsk lov, eller det lagres filer som tar stor plass/ kapasitet, eller det lagres ulovlig materiale.

Ved innsyn i ansattes epostkonto gjelder følgende retningslinjer:

1. Den skal ansatte så langt det er mulig bli varslet og gis anledning til å uttale seg før arbeidsgiver gjennomfører innsynet.
2. Varsel om innsyn skal gis skriftlig.
3. Den ansatte har rett til å være til stede under gjennomføringen av innsynet.
4. Den ansatte har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant.
5. Arbeidsgiver kan uanmeldt gå inn når dette er nødvendig av administrative årsaker, f.eks. virusangrep.
6. All innsyn skal protokollføres og protokollen skal sendes til den ansatte.
7. Private dokumenter skal åpnes i minst mulig grad.
8. Det er taushetsplikt på private opplysninger man blir kjent med ved innsyn.

Ved avslutning av arbeidsforholdet

Den ansatte skal:

• Slette all privat epost på bedriftens datasystem.
• Videresende jobbrelatert epost som kan ha betydning for bedriften senere, eller som har historisk/arkivmessig interesse.
• Undertegne Erklæring om gjennomgang av e-post og elektroniske dokumenter (se egen boks).

Ved forsvinning eller dødsfall

Dersom arbeidsgiver mister kontaktene med en ansatt, eller ved dødsfall, vil arbeidsgiver kunne søke seg frem til virksomhetsrelatert epost, før den ansattes epostkasse blir slettet.

Arbeidsgiver kan utlevere opplysninger fra datasystemet til politiet i etterforskningsøyemed.