Referat fra styremøte i SLX Debian Labs 2006-03-15 ================================================== Tid: 15. mars 2006, kl. 16.30 -> 20.45 Sted: Forskningsparken, Oslo Deltakere: Vidar, Rune, Petter og Jørgen Saksliste: 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Godkjenning av protokoller 24-04. Signering av avtalen mellom SDL og FRISK 3. Regnskap 2005 og forbruk jan/feb 06 4. Flytting av ansvar driftsavtaler 5. Oppstart leksjon.no (el. tilsv. konsept) og samarbeide med lektion.se 6. Oppfølging strategimøtet med besl. om prioritert arbeid i år. 7. Dekning telefon Andreas Schuldei 8. Oppfølging driftsprosjektet 9. Prosjektregnskap UFD prosjektet 10. Arbeidsgiveransvar Knut Y m/ arbeidsoppgaver, avtale og rapportering 11. Reiseregning Bzzware i forbindelse med møtet på Lysebu 12. Eierrollen i Skolelinux Drift AS 13 Søknaden fra Frisk (sendt ut pr. epost) 14. Sponsing av utviklersamlinger (ref. epost) 15. Tiltak for økte bidrag fra eksterne 16. Oppfølging sponsorhenvendelse stor 100k 17. Samarbeidsformer med Frisk 18. Rolle, ansvar og rutiner for sponset arbeid. (ref. hva Andreas S. holder på med) 19. Opphør ansettelse Anderas J og Halvor 20. Manglede referater fra møter før jul 21. Behov for kontor 22. Nye styremedlemmer 23. Annet Vidar Bakke åpnet møtet og tok rollen som møteleder. Jørgen Grønlund aksepterte på oppfordring å være referent. 1 Godkjenning av innkalling og dagsorden ---------------------------------------- Innkalling og saksliste ble godkjent. 2 Godkjenning av protokoller ---------------------------- Protokoller mangler. Referent er purret Oppfølgingssak, 24-04 - Signering av avtalen mellom SDL og FRISK ----------------------------------------------------------------- Avtalen er nå signert av begge styrer, og SDL og FRISK har arkivert hvert sitt signerte eksemplar. 3. Regnskap 2005 og forbruk jan/feb 06 -------------------------------------- Utkast til regnskap ble sendt ut til styret før møtet. Rune startet med å ta opp økonomistatusen fra 31/8-05. En misforståelse angående regnskapstallene gjorde at det på et tidspunkt var snakk om at SDL hadde mer penger å rutte med enn reelt var. SDL brukte den siste millionen i lånerammen fra NUUGF til aksjekapital i Skolelinux Drift AS, som nå SDL sitter som hovedeier i. Pr. dags dato har SDL omtrent 600 000 NOK disponibelt, men deler av disse er satt av til UFD-prosjektet. Å få på plass prosjektregnskap for UFD-prosjektet er essensielt for å få skikkelig oversikt. 4. Flytting av ansvar driftsavtaler ----------------------------------- SDL har fortsatt 3-4 driftsavtaler ("Telecomputing-avtalene"). Det ble tatt opp fordeler og ulemper med å holde i disse avtalene, og styret vedtok at avtalene skal overføres til Skolelinux Drift AS i tråd med opprinnelig tanke. Vidar utarbeider et forslag til avtale for overføring av driftsavtalene til Skolelinux Drift AS i samarbeid med Halvor Dahl. 5. Oppstart leksjon.no (el. tilsv. konsept) og samarbeide med lektion.se ------------------------------------------------------------------------ SDL har hatt to møter med lektion.se (desember -05 med Knut og Halvor, og februar -06 med Vidar og Jørgen). Lektion.se har laget et nettsted som de har drevet i 3-4 år, hvor deling av læringsressurser mellom lærere er grunnideen. SDL ser mulighetene med et slikt nettsted, men tror ikke at stiftelsen er den rette til å holde i et slikt prosjekt. Halvor og Knut har tatt ballen videre til utdanningsdirektoratet, og vil sammen med Jørgen ha møte med direktoratet den 20. mars. Jørgen følger opp denne saken. 6. Oppfølging strategimøtet med besl. om prioritert arbeid i år. ---------------------------------------------------------------- Saken utsettes. 7. Dekning telefon Andreas Schuldei ----------------------------------- Andreas Schuldei bor i Sverige, men benytter et norsk telefonabbonement fra Telio. SDL ønsker å dekke Schuldeis telefoniutgifter vedrørende arbeid med finansiering av debian(-edu)-relaterte prosjekter. SDL vil mot dokumenterte utgifter refundere opptil 300 NOK pr. måned. 8. Oppfølging driftsprosjektet/ 9. Prosjektregnskap UFD-prosjektet ------------------------------------------------------------------ SDL mener det er viktig å ha god oppfølging på dette prosjektet, slik at produktet vi leverer fra oss til UFD er av en slik kvalitet at UFD er enig i at de har fått det de har betalt for. For bedre kontroll ønsker vi at flere personer følger opp prosjektet. Petter vil følge opp det tekniske ved rapporten, mens Vidar og Jørgen setter fokus på timebruk og økonomien rundt prosjektet. Vi ønsker å opprette prosjektregnskap (under avdeling 10, fjerndrift) for UFD-prosjektet (1 mill.), slik at oppfølging blir enklere. Dette må tas opp med ISM. SDL ønsker også at Halvor, som prosjektleder for dette prosjektet, må levere prosjektregnskap for prosjektet fram til i dag, og etter dette levere tall på månedlig basis. Vidar og Jørgen avtaler møte med Halvor for å få status rundt dette. Det må også avklares om 247 000 NOK som er forskuttert skal føres på UFD-millionen eller ikke. 10. Arbeidsgiveransvar Knut Y m/ arbeidsoppgaver, avtale og rapportering ----------------------------------------------------------- Styret må sørge for at ansatte i stiftelsen har arbeidskontrakt. Styret må også følge opp arbeidet til de ansatte, og det skal kreves at disse skriver arbeidsrapporterer og deler disse med relevante e-postlister. Petter påpekte at dette ikke først og fremst er en kontroll for SDL-styret. Det er også en motivasjonsfaktor for andre bidragsytere i prosjektene til Skolelinux som via rapportene ser at arbeid hele tiden gjøres, og at det alltid er lettere å gjøre noe når man ser at man ikke er alene. 11. Reiseregning Bzzware i forbindelse med møtet på Lysebu ---------------------------------------------------------- SDL dekker reisekostnader i henhold til avtale mellom Halvor Dahl og Bzzware inngått før konferansen på Lysebu (mellom 1500 og 2000 NOK). 12. Eierrollen i Skolelinux Drift AS ------------------------------------ Vidar opplyste at det er noen gnisninger i Skolelinux Drift AS. Vidar la også fram et forslag til brev til styreleder i Skolelinux Drift AS, som SDL-styret støttet. Det ble dog bestemt at Vidar tar opp dette med styreleder i Skolelinux Drift AS muntlig i stedet for pr. e-post. 13 Søknaden fra Frisk (sendt ut pr. epost) ------------------------------------------- SDL har midler til å støtte FRISK, men vil vente med å utbetale penger til etter sommeren da pågående prosjekter er avsluttet. 14. Sponsing av utviklersamlinger (ref. epost) ---------------------------------------------- Halvor har ønsket å undersøke mulighetene til at bedrifter kan sponse utviklersamlinger for Skolelinux. FRISK og SDL har gitt Halvor klarsignal på at dette er en god ide. 15. Tiltak for økte bidrag fra eksterne ---------------------------------------- SDL ønsker at det skal være enklere for eksterne å bidra til prosjektet. For å gjøre det enklere å gi økonomisk støtte til Skolelinux, bør en donasjonsside med relevant informasjon opprettes. Petter har allerede begynt å skrive på en slik side under Skolelinux' internasjonale wiki. Vidar bidrar med mer tekst til denne, og Jørgen og Petter sørger for at siden blir oppdatert. 16. Oppfølging sponsorhenvendelse stor 100k ------------------------------------------- SDL har fått henvendelse fra en privatperson som ønsker å donere 100 000 NOK. Personen ønsker at pengene skal brukes til synliggjøring av fri programvare i Norge. Representanter fra FRISK, samt Petter, Knut og Halvor har hatt møte personen, og det vil i hovedsak bli lagt opp til to prosjekter: * Spre OpenOffice.org-kampanje (à la spread firefox-kampanjen) * Tilby fri programvare (installasjon og opplæring) til stortingspartiene (først og fremst Firefox og OpenOffice.org) for å få fri programvare på deres agenda. Jørgen følger opp denne saken. 17. Samarbeidsformer med Frisk ------------------------------ SDL ønsker å ha et godt samarbeid med FRISK. Et forslag til nye samarbeidsformer er å avholde minst et felles styremøte i året (gjerne på en utviklersamling). Jørgen tar med saken videre til FRISK for eventuelle flere forslag. 18. Rolle, ansvar og rutiner for sponset arbeid. (ref. hva Andreas S. holder på med) --------------------------------------------------------------------- Andreas S. jobber med å hente inn midler for bruk på Debian(-/edu)-relaterte prosjekter. SDL kan tenke seg å håndtere disse pengene, men ser noen utfordringer ved dette: * Innkjøp av tjenester fra utlandet er nå mva.-pliktig (25%) * Prosjektene må utføres etter "best effort"-prinsippet, og sponorer må være klar over dette * SDL ønsker minst mulig ansvar, og ingen ansatte vedr. slike prosjekter * Hvordan unngå å miste troverdighet ovenfor sponsorer og øvrigheten hvis personene vi setter på slike prosjekter ikke innfrir? * Det er viktig at sponsor har realistiske forventninger til prosjektet. * Alternativer til at SDL skal holde i pengene? 19. Opphør ansettelse Anderas J og Halvor ----------------------------------------- Rune påpeker at det vil være ryddig med en fratredelsesavtale. Rune lager et utkast til en slik avtale, og Vidar følger opp saken deretter. 20. Manglede referater fra møter før jul ---------------------------------------- Referenter er purret, og referatene er på vei. 21. Behov for kontor -------------------- SDL har ikke behov for et fast kontor. 22. Nye styremedlemmer ---------------------- Styret ønsker flere styremedlemmer. 3 av styrets 4 medlemmer må også pekes ut på nytt eller erstattes da inneværende 2-årsperiode er løpt ut. NUUGF kan utpeke minst halve styret. Petter har kommet med forslag til nytt styremedlem og ny styreleder på e-post, men styret ønsker flere kandidater før noen beslutning blir tatt. 23. Annet --------- a) Endring av postadresse for SDL Petter skal snakke med Halvor, og SDL fortsetter å ha besøksadresse for SDL på samme adresse som Skolelinux Drift AS. Vidar videresender all post til en postboks han administrerer for lettere håndtering av posten. Vidar melder også denne endringer til brreg. b) Avtaler som SDL har inngått men som ikke er avsluttet I) SDL har inngått avtale med Bzzware om levering av en e-directory-løsning. SDL har ikke fått levert i henhold til avtalen. SDL ønsker å avslutte avtalen nå, og få levert arbeidet som er gjort for de 40 000 NOK som er forhåndsbetalt til Bzzware. Arbeidet skal tilgjengeliggjøres i skolelinux' svn. II) SDL har inngått avtale med LinuxLabs (Ragnar Wisløff) om oppdatering av driftshåndboka. SDL må undersøke med LinuxLabs (Markus Gamenius), Halvor og Knut om hvordan ståa er. c) Medlemsskap i IKT Norge Styret har drøftet om SDL skal bli med i denne medlemsorganisasjonen. Petter poengterte at IKT Norge har kommet med uvitende utspill om blant annet fri programvare, og at vi er usikre på hvilken nytte vi kan ha av et medlemsskap. Petter opplyste også at det er ulike medlemskontigenter, og at rimeligste innmelding tilsvarer 3000 NOK i året. Styret vedtok at SDL skal melde seg inn i IKT Norge for 3000 NOK i året. Styremøtekalender ---------------------------------------------------------------- onsdag 8.3 onsdag 7.6 onsdag 9.8 onsdag 8.11 onsdag 13.12 med påfølgende julebord Styremøtekalenderen så OK ut for de fleste styremedlemmene for de fleste datoer. Kun juni-møtet kan krasje for Petter og Jørgen.