Dokumentbasert tilsyn fra Riksarkivet

Av Laila Ebbesen Smed, arkivleder ved Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB)

Riksarkivet gjennomførte i fjor et dokumentbasert tilsyn i hele universitets- og høgskolesektoren.

Dokumentbasert tilsyn, hva er nå det? Det er ganske enkelt et riksarkiv som ikke ”driver feltarbeid” og er på tilsynsbesøk, som Mattilsynet fortalte om i forrige måned. Det kan høres ut som et ”tilsynsbesøk light”, men innebar en ganske grundig gjennomgang av arkivarbeidet vårt allikevel.

Vi fikk tilsendt et skjema med en rekke spørsmål med hovedvekt på den elektroniske arkivdanningen, men det var også en kartlegging av selve organiseringen av arkivarbeidet. Vi fikk spørsmål om instrukser, regler og planer for arkivarbeidet var på plass (les: arkivplan). Hvilke ulike fagsystemer vi benytter oss av ble også kartlagt.

Det var ikke minst spørsmål om bevaring og kassasjon, og i hvilken grad vi har en bevarings- og kassasjonsplan. Nå var det for så vidt fort gjort å svare på, for det har vi ikke. Det finns i dag en felles bevarings- og kassasjonsplan for de statlige høgskolene, men ikke for universitetene og de vitenskapelige høgskolene.

Riksarkivet hadde også et konkret spørsmål om oppfølging av Riksarkivarens bevaringsvedtak fra 2007 om bevaring av eksamensbesvarelser m.m. Et vedtak som er en modernisert utgave av et tilsvarende vedtak fra 1984, og som universitets- og høgskolesektoren i varierende grad har tatt inn over seg.

At Riksarkivet tar en slik grundig gjennomgang av arkivtjenesten er på godt og vondt. Det gode er at arkivarbeid ”blir løftet fram i lyset”, og kommer på dagsorden både i ledergrupper og i universitetsstyret. Vår universitetsdirektør fikk erfare at ”ja, det finns et tilsyn for dette også”, og hadde plutselig enda et tilsyn å forholde seg til i tillegg til Riksrevisjonen, Arbeidstilsynet, Mattilsynet og andre ”rikstilsyn”. Riksarkivet har ikke akkurat flydd ned dørene hos oss, så man kan lett bli forledet til å tro at de ikke driver med tilsyn.

Den mindre lystige siden av en gjennomgang er selvfølgelig at hvis du ikke visste om hvilke svin du har på skogen, så får du vite det nå. Det var heldigvis ingen ubehagelige overraskelser som dukket opp. Vi har god oversikt over våre synder.

Riksarkivet utarbeidet en felles rapport for hele universitets- og høgskolesektoren supplert med et individuelt brev til hver enkelt virksomhet, hvor de varslet pålegg om utbedringer.

Tårnbygningen og Speildammen. Foto: UMB/Knut Werner Alsen.

 I ”arkivplan-modus”

Vi fikk blant annet pålegg om å ferdigstille en arkivplan med rutinebeskrivelser. Vi har derfor en periode bak oss hvor vi har vært i ”arkivplan-modus”. Det er et omfattende arbeid, men samtidig spennende. Man får god oversikt over hvilke områder man har gode nok rutiner og hvor ting er på stell, og hvilke områder hvor det kreves en innsats. Så selv om arkivplanen nå er ferdigstilt og godkjent av Riksarkivet, så fortsetter arbeidet videre. Det er jo også hele ideen med en arkivplan. Det skal være et levende dokument som fortløpende redigeres og suppleres. Det er nå allikevel godt å ha den store grunnstammen i arkivplanen på plass.

I arbeidet med en arkivplan finner man fort ut av at det er ikke mangel på utarbeidede rutiner som gjør at man ikke har en arkivplan. Det store arbeidet er faktisk å få oversikt over de rutinene man allerede har og samle dem på en oversiktlig måte i arkivplanen. Arbeidet medfører en gjennomgang av hele organisasjonen, og samarbeid med ledere og saksbehandlere når deres område gjennomgås.

Gjennomgangen medfører også endringer av en del eksisterende rutiner, som man opplever som tungvinte. Ved overgangen til elektronisk arkiv og saksbehandling har man lett for å ta med seg en del rutiner fra den papirbaserte saksbehandlingen. Når dette kartlegges, blir arkivplanen et godt redskap og planleggingsverktøy.

I forbindelse med arbeidet med arkivplanen, fikk vi også utarbeidet nye rutiner for arkivering av eksamensbesvarelser m.m., et av de andre påleggene vi fikk fra Riksarkivet. Vi var derfor godt fornøyd når vi i god tid før fristen gikk ut, kunne kvittere ut alle påleggene vi hadde fått.